آشنایی با علم مدیریت

مدیریت

مدیریت، واژه و وظیفه‌ای سنگین است. مدیریت در زندگی شخصی و زندگی کاری نقش دارد؛ با این حال در این مقاله، منظور ما مدیریت در کسب‌وکار است. محیط کاری به قدرت افرادی که بر پست‌های مدیریتی تکیه زده‌اند، وابسته خواهد بود. مدیران باید علاوه بر هدایت کارکنان، با متخصصان ارشد شرکت خود ارتباط برقرار کنند تا مطمئن شوند که تیم آن‌ها به اهداف خود می‌رسد و ماموریت شرکت را پیش می‌برد. وظایف مدیران براساس صنعت و محل کارشان متفاوت است؛ اما اغلب آن‌ها مسئولیت‌های یکسانی را بر دوش دارند. در این راهنمای جامع، هر آنچه باید در مورد مدیریت بدانید مورد بررسی قرار می‌دهیم تا بدانید که چگونه می‌توانید یک مدیر خوب باشید.

مدیریت چیست؟

مدیریت پدیده‌ای جهانی و اصطلاحی بسیار محبوب و پرکاربرد است. تمامی سازمان‌ها (تجاری، سیاسی، فرهنگی یا اجتماعی) درگیر مدیریت هستند؛ زیرا مدیریت است که تلاش‌های مختلف را به‌سمت هدفی مشخص یاری می‌دهد و هدایت می‌کند.

به گفته هارولد کونتز (Harold Koontz):

«مدیریت، هنر انجام دادن کارها از طریق و با مردم در گروه‌های سازمان‌یافته رسمی است. مدیریت هنر ایجاد محیطی است که افراد بتوانند در آن فعالیت کنند و برای دستیابی به اهداف گروهی همکاری کنند.»

به گفته فردریک وینسلو تیلور (Frederick Winslow Taylor):

«مدیریت هنر این است که بدانیم چه کاری باید انجام دهیم، چه زمانی باید انجام دهیم و ببینیم که به بهترین و ارزان‌ترین روش انجام می‌شود.»

مدیریت فعالیتی هدفمند است؛ یعنی آنچه که تلاش‌های گروهی را به‌سمت دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده هدایت می‌کند.

مدیریت فرایند کار با دیگران و از طریق دیگران برای دستیابی موثر به اهداف سازمان، با استفاده کارآمد از منابع محدود در دنیای در حال تغییر است.

با این حال، اهداف ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشند. به‌عنوان مثال، برای شرکتی ممکن است معرفی محصولات جدید و برای دیگری حداکثر کردن سود با به حداقل رساندن هزینه باشد.

مدیریت شامل ایجاد یک محیط داخلی است که عوامل مختلف تولید را به کار می‌گیرد؛ بنابراین، ایجاد چنین شرایطی که برای حداکثر تلاش مساعد باشد به عهده مدیریت است تا افراد بتوانند وظایف خود را به نحو احسن و موثر انجام دهند.

مدیریت خوب، شامل هم اثربخشی و هم کارآمدی می‌شود.

موثر بودن به معنای انجام کار مناسب است؛ یعنی قرار دادن میخ‌های مربع در سوراخ‌های مربع و میخ‌های گرد در سوراخ های گرد. کارآمد بودن به معنای انجام صحیح کار با حداقل هزینه ممکن و حداقل اتلاف منابع است.

مدیریت را می‌توان در دسته‌بندی‌های زیر قرار داد:

  • مدیریت به‌عنوان فرایند
  • مدیریت به‌عنوان فعالیت
  • مدیریت به‌عنوان دستورالعمل
  • مدیریت به‌عنوان گروه
  • مدیریت به‌عنوان علم
  • مدیریت به‌عنوان هنر
  • مدیریت به‌عنوان حرفه

سطوح مدیریت

اصطلاح «سطوح مدیریت» به خط مرزی بین پست‌های مدیریتی مختلف در یک سازمان اشاره دارد. تعداد سطوح مدیریت با افزایش اندازه کسب‌وکار و نیروی کار افزایش می‌یابد و برعکس.

سطوح مدیریت را می‌توان در ۳ دسته زیر طبقه‌بندی کرد:

سطح ارشد (عالی)

مدیریت سطح ارشد اغلب نقشی اداری دارد و تصمیماتش بر کل سازمان تاثیر می‌گذارد؛ حتی اگر گاهی اوقات در عملیات روزانه شرکت نداشته باشد. مدیران سطح بالا ممکن است عنوان مدیر اجرایی (مدیرعامل) را داشته باشند یا در هیئت مدیره ایفای نقش کنند.

سطح میانی

در سطح مدیر میانی، افراد نقش‌های اجرایی ایفا می‌کنند. آن‌ها با مدیریت و سرپرستان سطح ارشد کار می‌کنند تا به کارکنان در رسیدن به اهداف و افزایش بهره‌وری شرکت کمک کنند. افراد در این سطح ممکن است مدیران بخش یا مدیران کل نامیده شوند.

سطح عملیاتی

آخرین سطح از مدیریت، اغلب نقش نظارتی دارد. این مدیران عناوینی مانند سرپرست شیفت، مدیر شعبه یا سرپرست تیم دارند. آن‌ها با افراد و تیم‌ها برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده توسط مدیریت سطح ارشد، کار می‌کنند.

مدیران سطح عملیاتی اغلب در مقایسه با سایر سطوح، کمترین تاثیر را بر خط‌مشی سازمان می‌گذارند؛ اما بیشترین تعامل را با کارمندان خواهند داشت.

تاریخچه مدیریت

حوزه مدیریت از چین باستان سرچشمه گرفته که احتمالا اولین دولت بوروکراتیک بسیار متمرکز و اولین نمونه از مدیریت مبتنی بر شایستگی از طریق آزمایش است. برخی نظریه‌پردازان، متون نظامی کهن را به‌عنوان درس‌هایی برای مدیران غیرنظامی ذکر کرده‌اند.

گزارش Northcote–Trevelyan در سال ۱۸۵۴ توصیه می‌کند که استخدام باید براساس شایستگی‌های تعیین‌شده از طریق آزمون رقابتی باشد، افراد باید دارای تحصیلات عمومی قوی برای جابجایی بین دپارتمان‌ها باشند و ارتقا باید براساس موفقیت صورت پذیرد.

تمدن‌های مختلف باستان و قرون وسطایی کتاب‌های با عنوان «آینه‌هایی برای شاهزادگان» (Mirrors for Princes) آماده می‌کردند که هدفشان توصیه به پادشاهان جدید در مورد چگونگی حکومت بود.

افلاطون، تخصص کاری را در سال ۳۵۰ قبل از میلاد توصیف کرد و فارابی نیز چندین ویژگی رهبری را در سال ۹۰۰ پس از میلاد ذکر کرد.

کتاب ثروت ملت (Wealth of Nations) که توسط آدام اسمیت (Adam Smith) نوشته شد، سازماندهی کارآمد کار از طریق تقسیم کار را مورد بحث قرار داد. اسمیت عنوان کرد که چگونه تغییر در فرایندها می‌توان بهره‌وری ساخت سنجاق را افزایش داد.

با اینکه افراد می‌توانستند ۲۰۰ سنجاق در روز تولید کنند، اسمیت مراحل تولید را تحلیل کرد و نشان داد که چگونه با ۱۰ متخصص، تولید پین به ۴۸ هزار عدد می‌رسد.

بهترین راه برای شروع یک کسب و کار موفق، شروع کردن با اطلاعات صحیح و راهنمایی حرفه‌ای است.

دوره “راه اندازی کسب و کار” ما، یک تجربه جامع و عملی را برای شما فراهم می‌کند تا از آغاز تا پایان، هر جزئی را به دقت فراگیرید. این دوره شامل موضوعاتی چون تحلیل بازار، برنامه‌ریزی استراتژیک، مدیریت مالی، بازاریابی، و مهارت‌های لازم برای موفقیت در دنیای کسب و کار است

مدیریت در قرن بیستم

در آغاز قرن بیستم، نیاز به مدیران ماهر و آموزش‌دیده آشکار شده بود. این تقاضا زمانی رخ داد که دپارتمان‌ها گسترش پیدا کردند. در سال ۱۹۱۵، از هر ۲۰ شرکت تولیدی، کمتر از یک شرکت دپارتمان اختصاصی داد. در سال ۱۹۲۹، این تعداد به بیش از یک سوم افزایش یافته بود.

در این زمان، آموزش مدیریت رسمی در کالج‌ها و دانشگاه‌ها رواج پیدا کرد. کالج‌ها و دانشگاه‌ها با تشکیل مدارس کسب‌وکار، بر نیازهای کسب‌وکار تمرکز کردند.

حدود سال ۱۹۰۰، مدیران نظریه‌های خود را به‌عنوان مبنایی علمی ارائه کردند. به‌عنوان مثال، کتاب «علم مدیریت» (Science of Management) هنری آر. تاون (Henry R. Towne) در دهه ۱۸۹۰، اصول مدیریت علمی (Principles of Scientific Management) فردریک وینسلو تیلور (Frederick Winslow Taylor) در سال ۱۹۱۱، روانشناسی مدیریت (Psychology of Management) لیلیان گیلبرت (Lillian Gilbreth) در سال ۱۹۱۴، مطالعه حرکت کاربردی (Applied Motion Study) هنری ال. گانت (Henry L. Gantt) در ۱۹۱۰.

اولین تئوری مدیریت حدود سال ۱۹۲۰ عنوان شد. مدرسه کسب‌وکار هاروارد (Harvard Business School) اولین مدرک MBA را در سال ۱۹۲۱ ارائه کرد. همچنین افرادی مانند هنری فایول (Henri Fayol) و الکساندر چرچ (Alexander Church)، شاخه‌های مختلف مدیریت و روابط متقابل آن‌ها را توضیح دادند.

مدیریت در قرن بیست و یک

در قرن بیست و یک، شاخه‌هایی از تئوری مدیریت در ارتباط با سازمان‌های غیرانتفاعی و دولتی مورد بحث قرار گرفته که از جمله آن‌ها می‌توان به اداره امور عمومی (Public Administration)، مدیریت عمومی (Public Management) و مدیریت آموزشی (Educational Management) اشاره کرد.

علاوه بر این، برنامه‌های مدیریتی مرتبط با سازمان‌های مدنی نیز مدیریت غیرانتفاعی و کارآفرینی را در برنامه‌های خود گنجانده‌اند.

در این دوره، دموکراسی محل کار رایج‌تر شده است. در برخی سازمان‌ها، همه کارکردهای مدیریت بین کارکنان توزیع می‌شود و هرکدام بخشی از کار را بر عهده می‌گیرند.

تئوری‌های مدیریت

تئوری‌های مدیریت مفاهیم، اصول و قواعد کلی هستند که ایده‌ها و روش‌هایی را ارائه می‌دهند تا مدیران بتوانند مدیریت موثرتری داشته باشند. تئوری‌های زیادی وجود دارد و یک مدیر می‌تواند نظریه‌ای را انتخاب کند که برای کسب‌وکارش مناسب‌تر باشد.

در ادامه ۱۰ نظریه مهم مدیریت بررسی می‌شود:

1.تئوری‌های کلاسیک مدیریت

تئوری‌های کلاسیک مدیریت را افرادی مانند فردریک وینسلو تیلور، هنری فایول و ماکس وبر ارائه کرده‌اند. هدف این تئوری‌ها افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان است.

تئوری‌های کلاسیک بر تولید بیشتر و شیوه‌های مدیریت پذیرفته‌شده جهانی متمرکز هستند.

2.تئوری مدیریت علمی:

مفهوم مدیریت علمی برای تبادل روش عادی مدیریت معرفی شده است. مدیریت علمی نگرش و فلسفه‌ای است که روش عادی، بی‌حساب‌وکتاب، حساب سرانگشتی، آزمون و خطای مدیریت کار و کارمندان را کنار می‌گذارد.

تیلور تئوری مدیریت علمی را معرفی کرد و از همین رو، او را پدر مدیریت علمی می‌دانند.

تیلور معتقد بود برای انجام هر کاری علمی وجود دارد. وی بر کاهش ضایعات در عملیات، معرفی نظام پرداخت مناسب به کارگران، ایجاد مشوق در کارها و استفاده از کاربردهای علمی در انجام کار تاکید داشت.

3.تئوری مدیریت امور اداری:

هنری فایول تئوری مدیریت امور اداری را مطرح کرد و از او به‌عنوان پدر مدیریت مدرن یاد می‌شود. وی بر مدیریت کل عملکرد سازمان به‌منظور به حداکثر رساندن بهره‌وری تاکید داشت.

فایول عملکردهای مدیریت صحیح مانند پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل را پر رنگ می‌کرد.

فایول اصول مدیریتی قابل اجرای جهانی شامل تقسیم کار، اختیار و مسئولیت، نظم و انضباط، وحدت فرماندهی، وحدت جهت، تبعیت از منافع فردی به منافع عمومی، پاداش پرسنل، تمرکز و تمرکززدایی را معرفی کرد.

علاوه بر این، زنجیره اسکالر، نظم، برابری، ثبات جایگاه، ابتکار عمل و نیروی انسانی از دیگر اصول معرفی شده توسط فایول هستند.

4. تئوری بوروکراتیک:

تئوری بوروکراتیک مدیریت توسط ماکس وبر، جامعه‌شناس آلمانی در قرن نوزدهم ارائه شد که یکی از تئوری‌های تهاجمی مدیریت است.

او استدلال کرد که در سازمان باید ساختاری سخت‌گیرانه وجود داشته باشد که هر کارمند باید از آن پیروی کند. تئوری او با تقسیم کار، سلسله مراتب مشخص، قوانین و مقررات دقیق و روابط غیر شخصی مشخص می‌شود.

5. تئوری‌های رفتاری مدیریت:

این تئوری‌ها توسط التون مایو (Elton Mayo)، آبراهام مازلو (Abraham Maslow)، داگلاس مک‌گرگور (Douglas McGregor) و فردریک هرزبرگ (Frederick Herzberg) ارائه شده است.

6. رویکرد روابط انسانی:

این رویکرد همانطور که از نامش پیداست، به روابط انسانی درون سازمانی مربوط می‌شود. التون «رویکرد روابط انسانی» در مدیریت را معرفی کرد.

مایو پیشنهاد کرد که درون سازمان باید محبت متقابل میان مدیران و کارکنان وجود داشته باشد. او معتقد بود که ساده‌ترین تشکر برای دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی، بر کیفیت کار کارمند تاثیر می‌گذارد.

یک مدیر باید به کارکنان انگیزه دهد و محیطی بسازد که بهترین مسیر را طی می‌کند.

7.تئوری سلسله مراتب نیاز:

یکی از تئوری‌های محبوب مدیریت انگیزش، «تئوری سلسله مراتب نیاز» است. آبراهام مازلو که روانشناس بود، این تئوری را بیشتر برای اهداف انگیزشی معرفی کرد.

طبق گفته مازلو، افراد نیازهای نامحدودی دارند و وقتی یک نیاز برآورده شد، نیاز دیگری به‌ترتیب توالی پدیدار می‌شود. او نیازهای انسان را به ۵ نیاز فیزیولوژیکی، امنیتی، اجتماعی، احترام و خودشکوفایی طبقه‌بندی کرد.

مازلو نیازها را از اساسی تا پیچیده مرتب کرد. او گفته که افراد در ابتدا سعی می‌کنند اغلب نیازهای اولیه خود را برآورده کنند و تا زمانی که این نیازها برآورده نشود، به‌دنبال دیگر نیازها نمی‌روند.

8.نظریه X و نظریه Y:

تئوری انگیزشی «نظریه X و نظریه Y» توسط داگلاس مک‌گرگور معرفی شد. او صفات را در ۲ نوع با نام‌های نظریه X منفی و نظریه Y مثبت دسته‌بندی کرد.

افراد نظریه X ذاتا از انجام کار بیزارند و نیت منفی نسبت به کار دارند. یک مدیر برای مدیریت این افراد باید در صورت لزوم، تنبیه در نظر بگیرد.

در طرف دیگر، افراد نظریه Y خودراهبر هستند؛ یعنی کار را به‌عنوان فعالیتی از زندگی خود در نظر می‌گیرند و به‌دنبال مسئولیت‌های خود هستند. از آنجایی که این افراد مدیرانی خودراهبر هستند، به‌راحتی می‌توانند کارها را به انجام برسانند.

9.تئوری دو عاملی:

فردریک هرزبرگ کسی بود که «تئوری دو عاملی» را معرفی کرد. او ۲ عامل را یافت که بر رفتارهای انسان تاثیر می‌گذارد:

عوامل بهداشتی و عوامل انگیزشی.

عوامل بهداشتی ناراضی‌کننده هستند. حضور آن‌ها در کارکنان انگیزه ایجاد نمی‌کند اما اگر نباشند، کارکنان ناراضی می‌شوند. این عوامل شامل حقوق، امنیت شغلی، وضعیت کاری و غیره هستند.

عواملی انگیزشی، محرک نیز نامیده می‌شوند. وجود این عوامل انگیزه بالایی را برای کارکنان به‌همراه دارد؛ اما عدم وجود آن‌ها سبب نارضایتی بالایی نمی‌شود. برخی از این عوامل عبارتند از شناخت و رشد خصوصی.

10.تئوری‌های مدرن مدیریت:

این تئوری‌ها شامل تئوری علم مدیریت، تئوری وابستگی و رویکرد سیستمی هستند.

تئوری علم مدیریت

تئوری علم مدیریت بر استفاده از ابزارهای کمّی برای تصمیم‌گیری تمرکز دارد. ابزارهای کمّی شامل ریاضیات و آمار برای حل مسائل مدیریتی است.

این تئوری پس از جنگ جهانی دوم، برای حل مشکلات نظامی انگلستان و ایالات متحده توسعه یافت و بر حل مشکلات فنی به جای مشکلات رفتاری انسان تمرکز می‌کند.

رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی به مدیریت بر ایجاد سیستم‌ها و زیر سیستم‌های مرتبطِ درون سازمانی تمرکز دارد. این رویکرد، تفکری جدید در عملکرد مدیریت است. رویکرد سیستمی پیشنهاد می‌کند که ساده‌ترین خروجی ترجیح داده شود، ورودی باید کیفیت داشته باشد و در نتیجه، عملکرد پردازش باید هدف‌گرا باشد.

رویکرد سیستمی از ورودی، فرایند و خروجی تشکیل شده است. ورودی شامل عوامل انسانی، مالی، فیزیکی و دانش است. فرایند، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، رهبری و کنترل را نیز شامل می‌شود. خروجی نیز شامل کالاها یا خدمات، سود یا زیان و رفتار کارکنان است.

مدیر کیست؟

مدیر کیست

مدیران در دنیای کسب‌وکار مدرن، مسئول بهره‌وری، روحیه و رفاه تیم خود هستند. آن‌ها با تیم خود برای تعیین اهداف و اولویت‌ها و در عین حال، ارائه بازخورد و کوچینگ کار می‌کنند. همچنین آن‌ها مسئول مدیریت بودجه و نظارت بر عملیات روزانه هستند.

راهی عالی برای تبدیل‌شدن به مدیری موثر، درک نقش‌ها و مسئولیت‌هاست.

مدیران باید بدانند که چگونه انتقاد سازنده ارائه دهند، در زمانی که مقتضی است تمجید کنند و مسئولیت‌ها را به‌درستی محول کنند.

همچنین باید به‌گونه‌ای مدیریت کنند که افراد بدون میکرومنیجمنت (Micromanaging) کارهای روزانه خود را انجام دهند. باید به پیگیری برنامه‌ها و ضرب‌الاجل‌ها بپردازند و به‌طور شفاف در مورد مسائل و ایده‌ها به شیوه‌ای موثر ارتباط برقرار کنند.

آن‌ها باید در صورت نیاز، ابتکار عمل را نیز به‌دست بگیرند تا دیگر نیازی نباشد دائما به کارکنان بگویند که چه کاری باید انجام شود یا انجام نشود.

مسئولیت‌های یک مدیر

انتظار می‌رود که یک مدیر در شرایط کاری امروزی بر نقش‌ها و مسئولیت‌های زیر تسلط داشته باشد:

۱. تعریف چشم‌انداز

شما به‌عنوان یک مدیر باید برنامه‌ای کلی برای موفقیت کسب‌وکار تدوین کنید. این برنامه شامل تعریف ماموریت و چشم‌انداز (Mission و Vision) شرکت، تعیین اهداف و مقاصد و ارائه راه‌حل‌هایی برای سنجش عملکرد است.

علاوه بر این، شما مسئول دریافت نظرات همه ذی‌نفعان از جمله کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندکان، اعضای هیئت‌مدیره و سایر مدیران خواهید بود. همچنین مسئول اجرای یک ساختار سازمانی استراتژیک هستید تا همه بدانند نقش آن‌ها در دستیابی به اهداف شرکت چیست.

2. تصمیم‌گیری‌های مهم

دومین وظیفه مهم یک مدیر، تصمیم‌گیری براساس منافع شرکت است. اگر بیش از یک گزینه روی میز دارید، این شما هستید که باید تصمیم نهایی که با ارزش‌های سازمان مطابقت دارد را اتخاذ کنید.

گاهی اوقات، فردی برای تصمیم دیگری استدلال خوبی دارد یا حتی ممکن است جایگزین بهتری ارائه کند؛ اما در نهایت، به شما بستگی دارد که این تصمیم را بگیرید یا خیر.

3. تعیین منابع مورد نیاز

به‌عنوان مدیر، باید اطمینان حاصل کنید که منابع لازم قبل از حرکت به جلو، در برنامه‌ریزی گنجانده شده است. شما باید به تمام موارد مانند لوازم، تجهیزات، ساعات کار کارکنان، سرمایه‌گذاری مالی و هزینه‌های نیروی کار فکر کنید.

تمامی این موارد به پول نیاز دارند؛ بنابراین، به شما بستگی دارد که بدانید پروژه شما به چه میزان بودجه احتیاج دارد. به‌علاوه، بدون دانستن بودجه مورد نیاز برای پروژه‌های خاص، نمی‌دانید که آیا می‌توان بخشی را گسترش داد یا موارد جدیدی را باید در مدل کسب‌وکار اضافه کرد.

4. استخدام بهترین استعدادها

مهم‌ترین مسئولیتی که یک مدیر بر عهده دارد، تصمیم‌گیری در مورد استخدام افراد است. یافتن افراد با مهارت‌ها، ارزش‌ها و توانایی‌های مناسب که با فرهنگ سازمان شما همخوانی دارند، به عهده شماست.

چنانچه به‌نظر نمی‌رسد که یک فرد بتواند شغل خود را به‌خوبی انجام دهد، وظیفه رد کردن فرد یا ادامه جستجو برای گزینه‌ای دیگر، بر عهده مدیر است.

۵. حل کردن تعارضات محل کار

اگر بین ۲ یا چند کارمند درگیری رخ دهد، اغلب وظیفه مدیر است که وارد عمل شود و به حل مشکلات کمک کند. با اینکه شنیدن این اختلافات همیشه آسان نیست؛ شما به‌عنوان مدیر باید دیدی بی‌طرف داشته باشید و قضاوت‌های بی‌طرفانه ارائه دهید.

۶. ایجاد اعتماد بین کارکنان

رهبری، برای موفقیت هر سازمانی لازم است. مدیری که رهبر باشد، بین همکاران اعتماد ایجاد می‌کند و آن‌ها را تشویق می‌کند تا با یکدیگر همکاری داشته باشند. مهارت‌های رهبری مدیر می‌تواند تاثیر عمیقی بر موفقیت تیم داشته باشد.

یک رهبر قوی، گروه را تشویق می‌کند تا حس غرور و هدف را در کار خود ایجاد کنند. این اتفاق به پرورش خلاقیت و نوآوری در محیط کاری کمک می‌کند.

مهارت‌های یک مدیر

به‌طور خلاصه، مهارت‌های مدیریت شایستگی‌هایی هستند که به مدیران کمک می‌کنند تا بهتر رهبری، سازماندهی، برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی کنند، به حل مشکلات بپردازند و به کارکنان انگیزه دهند.

مدیران چه با تعیین اهداف تیمی که نردبانی برای اهداف سازمانی است و چه برای استخدام افراد جدید، از تعداد انگشت‌شماری مهارت‌های ضروری برای انجام هریک از جنبه‌های کار خود بهره می‌برند.

شما می‌توانید مهارت‌های مدیریت را در طیف گسترده‌ای از مشاغل و صنایع اعمال کنید؛ بنابراین، بسیاری از مهارت‌های مورد نیاز، بین نقش‌های مختلف مدیریتی قابل تعمیم هستند.

‍۱۲ مهارت اساسی مدیریت

متداول‌ترین مهارت‌های مدیریتی که باید به‌عنوان یک مدیر توسعه دهید، به شرح زیر است:

۱. هماهنگی

یکی از نقش‌های کلیدی مدیران، توسعه تیم‌های منسجم و کارآمد است. در حالت ایده‌آل، این تیم‌ها به‌طور مستقل کار می‌کنند و مدیر اطمینان می‌دهد که آن‌ها منابع و مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خود را دارند.

اگر تیمی از منابعی که به آن نیاز دارد یا بخش دیگری که باید با آن همکاری کند، آگاه نباشد، ممکن است برای تکمیل پروژه‌های خود دچار مشکل شود.

۲. هدایت کردن

به احتمال زیاد، اغلب مردم وقتی به یک مدیر فکر می‌کنند، اول از همه مهارت هدایت کردن به ذهنشان می‌آید. این مهارت، بخش مهمی از نقش مدیریتی است. هدایت کردن می‌تواند به‌صورت تفویض یا بازبینی کار، فعالیت تحت عنوان کنترل‌گر کیفی یا مدیریت زمان‌بندی باشد.

ارتباطات خوب، هسته اصلی هدایت کردن است و هوش هیجانی به ایجاد اعتماد در طول فرایند کمک می‌کند.

۳. رهبری

همه مدیران استعداد ذاتی رهبری را ندارند؛ بنابراین، برای مدیران مهم است که روی پرورش توانایی‌های رهبری خود کار کنند. رهبران تاثیرگذار با رفتار خود به دیگران الهام می‌بخشند و به آن‌ها انگیزه می‌دهند.

آن‌ها لحن تیم را تعیین می‌کنند، به‌دنبال بازخورد هستند، از تلاش‌های تیم خود قدردانی می‌کنند و به‌صورت استراتژیک، تفویض اختیار می‌کنند.

۴. سازمانی

همانطور که اشاره شد، مدیریت نقشی چالش‌برانگیز است. مدیران اغلب بر پروژه‌های متعدد با زمان‌‌بندی و ضرب‌الاجل‌های مختلف نظارت می‌کنند؛ بنابراین، داشتن مهارت‌های سازمانی عالی به مدیران کمک می‌کند تا کارآمد بمانند، ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنند و استرس را کاهش دهند.

۵. برنامه‌ریزی

یکی از مسئولیت‌های مهم مدیریت، تعریف چشم‌انداز برای دستیابی به اهداف است. این اهداف می‌تواند برای یک شرکت یا در سطح فردی باشد. برخی از مدیران بخشی از فرایند برنامه‌ریزی هستند و برخی نه. در هر صورت، یک مدیر باید برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی کند.

داشتن دید استراتژیک و نحوه ارتباط عناصر با یکدیگر، مهارت‌های مفیدی برای مدیران است تا در حین برنامه‌ریزی، آن را تقویت کنند.

۶. ارتباط شفاف

دانستن نحوه ارتباط شفاف با افکار، برنامه‌ها، بازخوردها و استراتژی‌ها، مهارتی مهم برای هر نقش مدیریت است. کارمندان شما زمانی می‌توانند پیشرفت کنند که بدانند از آن‌ها چه انتظاری دارید و این انتظار چگونه با اهداف کلی سازمان مرتبط است.

۷. مسئولیت‌پذیری

همانطور که افراد در قبال کار خود مسئول هستند و باید گزارش دهند، مدیران نیز باید پاسخگو باشند. اینکه خود را مالک کارتان و مشارکت‌های افراد در تیمتان بدانید، کمک زیادی به ایجاد اعتماد و صداقت در تیم شما می‌کند.

۸. کوچینگ

کوچینگ راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن دانش و حمایت از رشد تیم شماست. چه در حال آموزش‌های مهارت‌های فنی یا مهارت‌های بین فردی باشید، نظرات شما سبب ایجاد اعتماد به نفس و سرمایه فکری می‌شود.

۹. مدیریت زمان

مدیران خوب و رهبران بزرگ می‌دانند چگونه زمان و انرژی خود را به‌طور موثر مدیریت کنند. وقتی مدیریت زمان را با مهارت‌های دیگر مانند هدایت کردن و مسئولیت‌پذیری خود همراه کنید، اهمیت آن بیشتر نیز خواهد شد.

اگر با محدودیت‌های خود آشنا باشید و هنگام انجام کارهای بیشتر، تعهدات آگاهانه داشته باشید، تیم شما به‌خاطر این مسئله از شما تشکر خواهد کرد. در طول جلسات یک‌به‌یک و سازمانی، ذهن روشنی خواهید داشت و کار خود را راحت‌تر تکمیل می‌کنید.

۱۰. همکاری

کار تیمی و همکاری، ستون اصلی بسیاری از سازمان‌هاست. هنگامی که تیم‌ها از حوزه امن خود خارج می‌شوند و افراد با یکدیگر همکاری می‌کنند، سازمان‌ها عملکرد بهتری خواهند داشت.

همین مسئله در مورد رهبران نیز صدق می‌کند. یکی از مسئولیت‌های رهبر این است که محیط‌های کاری مشترک را تسهیل کند و خود نیز همکاری قوی باشد.

۱۱. گوش دادن فعال

برای توسعه بهتر مهارت‌های ارتباطی و همدلی خود با دیگران، شنونده فعالی باشید. به‌دنبال درک کردن قبل از درک شدن باشید. گوش دادن فعال یعنی دغدغه‌مند بودن و عمل کردن براساس آنچه که گوش می‌دهید؛ نه فقط شنیدن حرف‌های دیگران. همچنین، گوش دادن فعال باعث ایجاد همدلی می‌شود.

۱۲. حل مسئله

اغلب افراد در نقش مدیریت باید به‌نوعی با حل مسئله دست و پنجه نرم کنند. یک مدیر موفق می‌تواند با درایت به یک موضوع از همه جوانب نگاه کند، بازخورد بگیرد و براساس اطلاعاتی که دریافت می‌کند، اولویت‌بندی داشته باشد. مدیر موفق از مهارت‌های ارتباطی موثر برای یادگیری از تیم خود و تصمیم‌گیری آگاهانه استفاده می‌کند.

انواع مشاغل مدیریت

مشاغل مدیریت

تقریبا هر صنعتی به مدیر نیاز دارد. با این حال، در ادامه محبوب‌ترین و پرتقاضاترین مشاغل مدیریتی به‌همراه شرح شغلی آن‌ها آمده است:

۱. مدیران معماری و مهندسی

مدیران معماری و مهندسی پروژه‌های معماری و مهندسی را برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت می‌کنند. آن‌ها به هماهنگی برنامه‌ها می‌پردازند و بودجه‌ها را برای رسیدن به اهداف پروژه در زمان مقرر مدیریت می‌کنند.

آن‌ها به‌عنوان مدیر ممکن است بر تیم‌های متعددی نظارت کنند و می‌توانند مسئول تعیین نیازهای پروژه به تجهیزات، مواد و پرسنل باشند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • راهبر فنی (Technical lead)
  • مدیر ارشد فناوری (Chief technology officer)
  • راهبر مهندسی (Engineering lead)
  • مدیر مهندسی (Engineering manager)
  • سرپرست واحد مهندسی (Director of engineering)
  • معمار پروژه (Project architect)
  • مدیر پروژه (Project manager)

2.مدیران امور اداری

مدیران خدمات اداری بر نیازهای یک محیط اداری رسیدگی می‌کنند. آن‌ها سازمان‌ها را با هماهنگ کردن امور اداری، به‌طور کارآمد مدیریت می‌کنند. به‌عنوان مثال، این مدیران ممکن است جلسات و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کنند و لوازم مورد نیاز را سفارش دهند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر بازرگانی (Business administrator)
  • مدیر دفتر (Office manager)
  • مدیر اداری (Administrative director)
  • افسر اداری (Administrative officer)
  • مدیر تاسیسات (Facilities manager)

3.مدیران سیستم‌های اطلاعاتی کامپیوتری

مدیران سیستم‌های اطلاعاتی کامپیوتری (که به‌عنوان مدیران فناوری اطلاعات یا IT نیز شناخته می‌شوند) بر نیازهای تکنولوژیکی یک شرکت، کسب‌وکار یا سازمان نظارت می‌کنند.

این مدیران بر توسعه زیرساخت‌های فناوری یک شرکت، هماهنگی به‌روزرسانی نرم‌افزار و نگهداشت فناوری یک کسب‌وکار متمرکز هستند.

مدیران IT بر نیازهای فناوری شرکت خود، برای اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها نظارت دارند. آن‌ها ممکن است روی به حداقل رساندن تهدیدات سایبری نیز کار کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر آی‌تی (IT manager)
  • سرپرست آی‌تی (IT director)
  • سرپرست فناوری (Technology director)
  • مدیر خدمات فنی (Technical services manager)
  • مدیر سیستم (System administrator)
  • سرپرست IS یا سیستم‌های اطلاعاتی (Information systems (IS) director)
  • مدیر IS
  • ناظر IS

۴. مدیران ساخت‌وساز

مدیران ساخت‌وساز پروژه‌های ساختمانی را مدیریت می‌کنند. آن‌ها تدارکات ساختمانی را با تعیین نیازهای مواد و کارکنان، تامین می‌کنند. علاوه بر این، آن‌ها در ساخت، اسکلت‌سازی، نوسازی یا بازسازی سازه‌های ساختمانی مشارکت دارند.

آن‌ها مدیریت تیمی از کارگران ساختمانی را برای تکمیل پروژه‌های ساختمانی بر عهده دارند. یک مدیر ساخت‌وساز باید تمام استانداردها و مقررات صنعت را بداند و برای برآوردن نیازهای هر پروژه تلاش کند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر پیمانکاری (General contract manager)
  • مدیر پروژه ساخت (Construction area manager)
  • مجری پروژه (Project executive)
  • سرکارگر (Foreman)
  • مدیر پروژه (Project manager)
  • سرپرست پروژه (Project superintendent)

۵. مدیران مالی

مدیران مالی به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا اهداف مالی خود را تعریف کنند و به آن‌ها دست یابند. آن‌ها گزارش‌های مالی را تهیه می‌کنند، وظایف مالی قانونی را انجام می‌دهند و هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهند و در عین حال، سود را به حداکثر می‌رسانند.

کار مدیران مالی شامل تحلیل گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری است که باعث می‌شود تا بیشترین استفاده را از فرصت‌ها و سرمایه‌گذاری‌های تجاری داشته باشند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیریت اعتبار (Credit manager)
  • مدیریت نقدینگی (Cash manager)
  • مدیریت بحران (Risk manager)
  • مدیر بیمه (Insurance manager)
  • مدیر یا افسر مالی (Finance officer)
  • خزانه‌دار (Treasurer)
  • کنترل‌کننده (Controller)

۶. مدیران خدمات غذایی

یک مدیر خدمات غذایی اطمینان می‌دهد که خدمات رستوران‌ها بالاترین کیفیت ممکن را داراست. آن‌ها با مقررات و انتظارات صنعت آشنایی دارند و مطمئن می‌شوند که رستوران آن‌ها از تمام پروتکل‌های ایمنی غذا و خدمات غذایی پیروی می‌کند.

مدیران خدمات غذایی می‌توانند به نگرانی‌های مشتری نیز رسیدگی کنند، به استخدام کارکنان بپردازند و بر آن‌ها نظارت داشته باشند، افراد جدید را آموزش دهند و حتی در تهیه منوی رستوران کمک کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر کل (General manager)
  • مدیر آشپزخانه (Kitchen manager)
  • مدیر پذیرش (Front of house manager)
  • مدیر رستوران (Restaurant manager)
  • دستیار مدیر خدمات (Assistant service manager)
  • ناظر خدمات غذایی (Food service supervisor)
  • مدیر خدمات غذایی (Food service director)
  • مدیر پذیرایی (Catering manager)

۷. مدیران کل یا عملیات

مدیریت کل یا عملیات می‌تواند به مدیران مختلفی اشاره داشته باشد. این مدیران، عملیات روزانه یک کسب‌وکار، شرکت یا دفتر را مدیریت می‌کنند.

مسئولیت‌های روزانه آن‌ها ممکن است به نوع کسب‌وکاری که برایش کار می‌کنند، بستگی داشته باشد؛ اما اغلب شامل نظارت بر وظایف اداری، طراحی استراتژی‌ها برای رسیدن به اهداف شرکت، تعامل با کارکنان و فعالیت‌های مشتری و ارزیابی پیشرفت به سمت اهدافی مشخص است.

مدیران عملیات، کلی‌گرا هستند و باید برای هماهنگ کردن عملیات با همه بخش‌های یک کسب‌وکار، در ارتباط باشند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر محصول (Product manager)
  • مدیر پروژه (Project manager)
  • مدیر شعبه (Branch manager)
  • مدیر برند (Brand manager)
  • مدیر کل هتلداری (Hospitality general manager)
  • مدیر کل رستوران (Restaurant general manager)
  • مدیر کل فروشگاه خرده‌فروشی (Retail store general manager)

۸. مدیران منابع انسانی

مدیران منابع انسانی برای هماهنگ کردن عملکردهای اداری یک کسب‌وکار، از جمله مصاحبه و استخدام پرسنل، برقراری ارتباط بین کارمندان و راهبران شرکت و سازماندهی کارکنان برای به حداکثر رساندن عملکردشان، کار می‌کنند.

مدیران در این موقعیت ممکن است با مدیران شرکت برای تعیین نیازهای کارکنان یک کسب‌وکار و ایجاد سیاست‌هایی برای رفتار کارکنان، همکاری کنند. همچنین، آن‌ها ممکن است به مسائل مربوط به خدمات کارکنان، سوالات و اختلافات آن‌ها رسیدگی کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر بخش منابع انسانی (Human resources department manager)
  • مدیر استخدام (Director of recruitment)
  • مدیر روابط کارکنان (Employee relations manager)
  • مدیر ریسک (Risk manager)
  • استخدام‌کننده (Recruiter)
  • مدیر حقوق و مزایا (Compensation and benefits manager)

۹. مدیران خدمات پزشکی و بهداشتی

کسانی که در مدیریت خدمات پزشکی و بهداشتی کار می‌کنند با مدیریت هزینه‌ها، در دسترس بودن پزشک، وظایف اداری و مزایای پزشکی در خانه‌های سالمندان، بیمارستان‌ها، کلینیک‌ها و سایر مکان‌های بهداشتی، از ارائه خدمات با کیفیت اطمینان حاصل می‌کنند.

آن‌ها دانش فعلی از آخرین قوانین، مقررات و فناوری‌های مربوط به پزشکان مراقبت‌های بهداشتی دارند. مدیرانی که در خدمات بهداشتی کار می‌کنند، با اطمینان از اینکه بخش اداری به‌خوبی اداره می‌شود، برای ارائه خدمات باکیفیت اطمینان حاصل می‌کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر بهداشت (Health manager)
  • سرپرست پرستاری (Nursing director)
  • مدیر پرستاری (Nursing manager)
  • مدیر بالینی (Clinical director)
  • مدیر اطلاعات سلامت (Health information management)
  • مدیر برنامه (Program manager)

۱۰. مدیران مارکتینگ، تبلیغات و ترویج

مدیرانی که در زمینه مارکتینگ، تبلیغات و ترویج فعالیت دارند، کمپین‌های بازاریابی را برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرا می‌کنند که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مشتریان را جذب کنند.

آن‌ها ممکن است با اعضای سایر بخش‌ها مانند مدیران هنری و نمایندگان فروش برای طراحی و توزیع مواد تبلیغاتی همکاری کنند.

در اغلب مواقع، این مدیران هماهنگی‌های بین مدیران، تیم‌های داخلی خود و فروشندگان خارجی که تبلیغات آن‌ها را میزبانی و توزیع می‌کنند را انجام می‌دهند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر ارتباطات (Communications director)
  • مدیر تبلیغات (Advertising manager)
  • مدیر ترویج (Promotions manager)
  • مدیر برند (Brand manager)
  • مدیر محصول (Product manager)
  • مدیر مارکتینگ (Marketing manager)
  • سرپرست مارکتینگ (Marketing director)
  • مدیر خطوط تجاری (Commercial lines manager)

۱۱. مدیران علوم طبیعی

مدیران علوم طبیعی، پروژه‌های تحقیقاتی و توسعه علمی بزرگی مانند تیم‌های تحقیقاتی بزرگ، تحقیقات آزمایشگاهی و شرکت‌های تحقیقات بالینی را برنامه‌ریزی و مدیریت می‌کنند.

کار آن‌ها شامل مدیریت بودجه، استخدام و آموزش کارکنان، تشریح اهداف پروژه و نظارت بر پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف پروژه است. آن‌ها با اطمینان از پایبندی به شیوه‌های تحقیقاتی خوب و تولید گزارش‌های علمی باکیفیت، آموزش مناسب را برای همه کارکنان فراهم می‌کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر آزمایشگاه (Laboratory manager)
  • سرپرست آزمایشگاه (Laboratory director)
  • مدیر بالینی (Clinical director)
  • مدیر کار (Working manager)
  • کوردینیتور یا هماهنگ‌کننده تحقیق (Research coordinator)

۱۲. مدیران روابط عمومی و جمع‌آوری کمک‌های مالی

یک مدیر روابط عمومی (PR)، اعتبار عمومی کسب‌وکار با مشتری خود را مدیریت می‌کند. آن‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که افکار عمومی نسبت به یک شرکت، کسب‌وکار یا فرد، مثبت است.

مدیران روابط عمومی بیانیه‌های خبری را می‌نویسند و آن‌ها را از طریق رسانه‌های خاص توزیع می‌کنند، کمک‌های مالی را جمع‌آوری می‌کنند، میزبان مصاحبه‌ها و سازماندهی سایر رویدادهای اطلاع‌رسانی عمومی هستند.

این مدیران از ارزش‌ها، توقعات و هویت برند مشتری خود در پلتفرم‌های عمومی حمایت می‌کنند. موفقیت به‌عنوان یک مدیر روابط عمومی به‌معنای نظارت بر روندهای فعلی و طراحی کمپین‌های رسانه‌ای است.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • کارشناس روابط عمومی (Public relations specialist)
  • مسئول جمع‌آوری کمک‌های مالی (Fundraiser)
  • مدیر جمع‌آوری کمک‌های مالی (Fundraising manager)
  • متخصص جمع‌آوری کمک‌های مالی (Fundraising specialist)
  • مدیر ارتباطات (Director of communications)
  • کوردینیتور یا هماهنگ‌کننده رسانه (Media coordinator)
  • مدیر ارتباطات سازمانی (Manager of corporate communications)

۱۳. مدیران فروش

مدیریت

مدیران فروش، تیم‌هایی از نمایندگان فروش را مدیریت می‌کنند. همچنین، آن‌ها ممکن است با مدیران منطقه‌ای و مدیران مارکتینگ برای توسعه استراتژی‌های فروش جهت متقاعد کردن مشتریان برای خرید محصولات یا خدمات شرکت، همکاری کنند.

یک مدیر فروش، بودجه‌ها را آماده می‌سازد، اهداف فروش را تعیین می‌کند و استراتژی‌هایی را به اجرا درمی‌آورد تا به تیم خود کمک کند تا رکورد فروش خود را بزنند و از آن فراتر روند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر اکانت (Account manager)
  • مدیر توسعه کسب‌وکار (Business development manager)
  • مدیر فروش منطقه‌ای (Regional sales manager)
  • مدیر فروش کشوری (National sales manager)
  • مدیر فروش عمده (Wholesale sales manager)
  • مدیر فروش مستقیم (Direct sales manager)
  • مدیر فروش فرانشیز (Franchise development manager)
  • سرپرست فروش (Sales director)
  • مدیر فروشگاه (Store manager)

۱۴. مدیران آموزش و توسعه

مدیران آموزش و توسعه با کارکنان جدید و فعلی کار می‌کنند و اغلب، بخشی از دپارتمان منابع انسانی هستند. در حالی که آن‌ها با کارکنان فعلی کار می‌کنند تا مهارت‌ها و استعدادهایشان را توسعه دهند؛ وظیفه آموزش و آنبوردینگ (پذیرش سازمانی) کارکنان جدید را نیز بر عهده دارند.

این نقش برای کمک به کسب‌وکارها در استخدام نیروهای جدید، کمک به کارکنان جدید در یادگیری مهارت‌ها و انتظارات محل کارشان ضروری است. همچنین آن‌ها در به‌روز نگه داشتن همه کارکنان در مورد سیاست‌های جدید، نرم‌افزارها یا بهترین شیوه‌های صنعت، نقش مهمی ایفا می‌کنند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • مدیر توسعه (Development manager)
  • مدیر آموزش (Training manager)
  • مدیر منابع انسانی (Human resources manager)
  • سرپرست منابع انسانی (Human resources director)
  • مدیر آنبوردینگ (Onboarding manager)
  • کارشناس آموزش و توسعه (Training and development specialist)

۱۵. مدیران ارشد

مدیر ارشد، بالاترین سطح مدیریت در ساختار یک سازمان است. آن‌ها بر تمام عملیات تجاری نظارت می‌کنند. مدیران ارشد اهدافی را برای بخش‌های تحت مدیریت خود، تعریف می‌کنند.

آن‌ها استراتژی‌هایی را برای هر بخش جهت رسیدن به اهداف به اجرا درمی‌آورند، لیدهای بخش را برای اجرای استراتژی‌ها تعیین می‌کنند و اثربخشی این طرح‌های تجاری را برای رسیدن به اهداف سازمان، مورد ارزیابی قرار می‌دهند.

مدیران ارشد به‌عنوان رهبران سازمان‌های خود، مسئول موفقیت کسب‌کار هستند.

عناوین شغلی این موقعیت عبارتند از:

  • رئیس کل (President)
  • مدیر اجرایی (CEO)
  • مدیر ارشد مالی (CFO)
  • مدیرعامل (Executive)

برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در مدیریت

برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مهم‌ترین کارکردهای مدیریت هستند و ارتباط زیادی بین این ۲ وجود دارد. برنامه‌ریزی، فکر به انجام دادن و تصمیم‌گیری بخشی از برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی فرایند انتخاب مسیر یک عمل در آینده و تصمیم‌گیری در آن به معنی انتخاب مسیر یک عمل در حال است.

برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل، همه به‌هم مرتبط هستند. برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مهم‌ترین گام از تمامی وظایف مدیریت هستند.

روابط زیادی میان تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی وجود دارد که در ادامه به آن‌ها پرداخته خواهد شد.

آشنایی با برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی، وظایف مدیریتی است که در آن مدیران ملزم به تعیین اهداف و بیان راه‌ها و ابزارهای دستیابی به این اهداف هستند؛ بنابراین، برنامه‌ریزی به‌عنوان زیربنای فعالیت‌های آتی در نظر گرفته می‌شود.

به زبان ساده‌تر، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری از قبل برای انجام یک کار است.

مدیریت هربار باید با برآورد و ارزیابی رفتار آتی محیط و تعیین نقش مورد نظر خود در سازمان، به‌دنبال برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت برای آینده باشد.

برنامه‌ها دو جزء اساسی دارد: اهداف و دستورالعمل اقدام. اهداف بیانگر حالت نهایی تارگت‌ها و نتایجی است که مدیران امیدوارند به آن دست یابند. دستورالعمل اقدام نشان‌دهنده این است که چگونه یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود حرکت می‌کند.

برنامه‌ریزی کاری سنجیده و آگاهانه است که با استفاده از آن مدیران مسیر عمل آتی را برای دستیابی به هدفی مشخص تعیین می‌کنند.

برای یک مدیر، برنامه‌ریزی یعنی فکر کردن در مورد آنچه که باید انجام شود، چه کسی آن را انجام می‌دهد و چگونه و چه زمانی آن را انجام خواهد داد.

برنامه‌ریزی مستلزم تفکر در مورد رویدادهای گذشته و فرصت‌های آینده و تهدیدات قریب‌الوقوع است. فرایند برنامه‌ریزی، نقاط قوت و ضعف سازمانی را پیدا می‌کند.

آشنایی با تصمیم‌گیری

تصمیم‌گیری فرایند شناسایی مجموعه‌ای از جایگزین‌های امکان‌پذیر و انتخاب مسیر عمل از میان آن‌هاست. تصمیم‌گیری بخشی از برنامه‌ریزی محسوب می‌شود.

تصمیم‌گیری مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با اندازه متوسط است که با شناسایی مشکل آغاز می‌شود و با انتخاب یا تصمیم‌گیری پایان می‌یابد. مدیریت به‌طور مداوم بر فعالیت‌های سازمان تاثیر می‌گذارد و فرایند تصمیم‌گیری در انجام آن نقشی اساسی دارد.

در فرایند تصمیم‌گیری، یک مدیر موقعیتی خاص را شناسایی می‌کند و تهدیدها و فرصت‌های آن موقعیت را می‌یابد. سپس باید جایگزین‌های موجود برای مقابله با وضعیت را پیدا کند. اینجاست که برنامه‌ریزی وارد می‌شود.

مدیر با برنامه‌ریزی این جایگزین‌ها را با آزمایش و سنجش اثربخشی پیدا می‌کند و مزایا و معایب هر جایگزین را مورد بررسی قرار می‌دهد.

پس از آن، مدیر باید از مهارت‌های تصمیم‌گیری خود برای یک مسیر اقدام، استفاده کند. تصمیم‌گیری هسته اصلی برنامه‌ریزی محسوب می‌شود. تا زمانی که تصمیمی گرفته نشده باشد، نمی‌توان هیچ برنامه‌ای را اجرایی کرد.

به بیان ساده‌تر، می‌توان گفت که برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری هر ۲ به‌هم وابسته هستند.

بدون برنامه‌ریزی می‌توان تصمیم گرفت؛ اما بدون تصمیم‌گیری نمی‌توان برنامه‌ریزی کرد. برنامه‌ریزی را می‌توان به‌عنوان فرایند انتخاب یک مسیر عملی تعریف کرد. تصمیم‌گیری به‌عنوان فرایند انتخاب یک مسیر عملی از بین گزینه‌ها تعریف می‌شود.

انواع ساختار سازمانی برای مدیران

بسته به اندازه و ساختار یک کسب‌وکار، ساختار سازمانی تیم متفاوت خواهد بود و هرکدام مزایا و معایب خود را دارد. با این حال، ایجاد یک ساختار سازمانی واضح، مزیتی جهان شمول دارد.

ساختار سازمانی به کارکنان کمک می‌کند تا نقش خود را در یک شرکت بشناسند تا قادر به مدیریت انتظارات و اهداف باشند.

یک مدیر برای موفقیت کسب‌وکار خود باید ساختار سازمانی تعریف کند. انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی وجود دارد که در ادامه محبوب‌ترین‌های آن مورد بررسی قرار می‌گیرد.

ساختار سازمانی عملکردی (Functional Organizational Structure)

ساختار عملکردی، سازمان را براساس وظایف شغلی مشترک بخش‌بندی می‌کند و یکی از رایج‌ترین انواع ساختار سازمانی محسوب می‌شود.

به‌عنوان مثال، در سازمانی با ساختار عملکردی، همه بازاریابان را در یک بخش، همه فروشندگان را با هم در بخشی جداگانه و همه افراد مشغول در خدمات مشتری را با هم در بخش سومی گروه‌بندی می‌کند.

ساختار عملکردی اجازه می‌دهد تا درجه بالایی از تخصص برای کارمندان فراهم شود و در صورت رشد سازمان، به‌راحتی مقیاس‌پذیر است. همچنین، این ساختار ماهیتی مکانیکی دارد و می‌تواند از رشد یک کارمند جلوگیری کند.

قرار دادن کارکنان در بخش‌های مبتنی بر مهارت همچنان می‌تواند به آن‌ها اجازه دهد تا در نقشی که هستند کاوش کنند و بفهمند در چه کاری خوب عمل می‌کنند.

ساختار بخش‌بندی مبتنی بر محصول (Product Based Divisional Structure)

این ساختار، متشکل از ساختارهای عملکردی چندگانه و کوچک‌تر است؛ یعنی هر بخش در یک ساختار بخش‌بندی می‌تواند تیم بازارکتینگ، تیم فروش و غیره خود را داشته باشد. در این ساختار، هر بخش در سازمان به خط محصول خاص اختصاص داده می‌شود.

این نوع ساختار برای سازمان‌هایی با محصولات زیاد ایده‌آل است و می‌تواند به کوتاه کردن چرخه‌های توسعه محصول کمک کند. این ساختار به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهد تا به سرعت با پیشنهادات جدید، وارد بازار شوند.

ساختار بخش‌بندی مبتنی بر بازار (Market-Based Divisional Structure)

یکی دیگر از انواع ساختار سازمانی بخش‌بندی، ساختار مبتنی بر بازار است که در آن تقسیمات یک سازمان حول بازارها، صنایع یا انواع مشتری است.

ساختار مبتنی بر بازار برای سازمانی ایده‌آل خواهد بود که محصولات یا خدماتی دارد که مختص بخش‌های خاص بازار است و در صورتی موثر خواهد بود که آن سازمان دانش پیشرفته‌ای از آن بخش‌ها داشته باشد.

این ساختار سازمانی کسب‌وکار را دائما از تغییرات تقاضا در میان بخش‌های مختلف مخاطبان خود آگاه می‌کند.

ساختار مبتنی بر فرایند (Process-Based Structure)

ساختارهای سازمانی مبتنی بر فرایند حول جریان نقطه‌به‌نقطه فرایندهای مختلف مانند «تحقیق و توسعه»، «جذب مشتری» و «تکمیل سفارش» طراحی شده‌اند.

ساختار مبتنی بر فرایند برخلاف مدل عملکردی، نه تنها فعالیت‌هایی که کارکنان انجام می‌دهند، بلکه نحوه تعامل همان فعالیت‌های مختلف با یکدیگر را نیز در نظر می‌گیرد.

برای درک تصویر بالا، باید از چپ به راست به آن نگاه کنید. تا زمانی که یک محصول کاملا توسعه‌یافته نداشته باشید، فرایند جذب مشتری نمی‌تواند شروع شود. به‌همین ترتیب، تا زمانی که مشتریان به‌دست نیایند و سفارش محصولی برای تکمیل وجود نداشته باشد، فرایند انجام سفارش نمی‌تواند آغاز شود.

ساختار سازمانی مبتنی بر فرایند برای بهبود سرعت و کارایی یک کسب‌وکار ایده‌آل است و برای کسانی که در صنایع در حال تغییر هستند مناسب‌تر خواهد بود؛ زیرا به‌راحتی قابل انتقال است.

ساختار شبکه‌ای (Network Structure)

یک ساختار شبکه‌ای اغلب زمانی ایجاد می‌شود که یک شرکت با شرکت دیگری منابعش را به اشتراک می‌گذارد یا در چند مکان با عملکردها و رهبران متفاوت است. همچنین اگر بسیاری از نیروی انسانی یا خدمات به فریلنسرها یا چندین کسب‌وکار دیگر برون‌سپاری می‌شود، می‌توان از این ساختار بهره برد.

ساختار شبکه‌ای تقریبا مشابه ساختارهای بخش‌بندی است که در بالا توضیح داده شدند. با این حال، ممکن است خدمات برون‌سپاری شوند یا مکان‌های دیگری در آن ثبت شده باشد.

اگر سازمان شما تمام کارها را در یک محل انجام نمی‌دهد. این ساختار راهی عالی برای نشان دادن نحوه عملکرد برون‌سپاری فرایندهای خارج از سازمان به کارکنان یا سهام‌داران است.

به‌عنوان مثال، اگر یک کارمند برای پروژه وبلاگ‌نویسی به کمک یک توسعه‌دهنده وب نیاز داشته باشد و امور توسعه وب برون‌سپاری شده باشد، می‌تواند به این نمودار نگاه کند و بداند که با کدام دفتر یا با چه فردی خارج از محل کار خود تماس بگیرد.

راهنمایی‌هایی برای مدیریت بهتر

در بخش نهایی این راهنمای جامع، راهنمایی‌هایی برای مدیریت بهتر ارائه می‌شود. بلاگ HBR که شناخته‌شده‌ترین منبع حوزه مدیریت محسوب می‌شود، هر روز در خبرنامه Management Tip of the Day خود نکات روزانه‌ای را برای کمک به مدیریت تیم‌ها ارائه می‌کند.

در ادامه چند نکته اصلی HBR را مرور می‌کنیم.

در سازمان خود زبان فراگیر را ترویج کنید

کلمات مهم هستند و متاسفانه، واژگان حرفه‌ای امروزی مملو از اصطلاحات استثنایی هستند. برای ایجاد یک فرهنگ واقعا فراگیر، نگاهی به نحوه استفاده افراد از زبان بیندازید.

به‌عنوان مثال، مطمئن شوید که استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام به زبانی که هنگام تهیه شرح شغلی به‌کار می‌برند، توجه می‌کنند تا ناخواسته از استخدام افراد دارای معلولیت، زنان (یا مردان) و غیره جلوگیری نکنند.

عباراتی مانند «هکر» یا «نینجا» نه‌تنها برای بسیاری از افراد دشوار است، بلکه غیرضروری نیز به‌نظر می‌رسد؛ زیرا می‌توانید از جایگزین‌هایی مانند «برنامه‌نویس» یا «مهندس نرم‌افزار» استفاده کنید که خنثی و به‌طور گسترده‌تری قابل درک است.

علاوه بر این، ممکن است فهرستی از کلمات و عباراتی که در توسعه محصول، بازاریابی و ارتباطات خارجی ممنوع هستند، تهیه کنید.

فرهنگ تیمی بسازید که به محیط آرام احترام بگذارد

مروزه زندگی پر سروصداتر از همیشه است. به‌عنوان یک مدیر، باید یک فرهنگ تیمی بسازید که واقعا به آرامش احترام بگذارد. با صحبت در مورد این مسئله آغاز کنید. گفتگویی باز با تیم خود آغاز کنید که در آن هریک از اعضا فرصتی برای پاسخ به سوالات زیر دارد:

  • از چه راه‌هایی صدا تولید می‌کنم که بر دیگران تاثیر منفی می‌گذارد؟
  • کدام کارهای پر سروصدا بیشتر از همه آزارم می‌دهند؟
  • چگونه می‌توانم به دیگران کمک کنم تا زمان آرامی که می‌خواهند داشته باشند؟

با شکست راحت‌تر باشید

راحتی شکست

تلاش کنید که با شکست راحت‌تر باشید. با ایمن‌سازی خود در برابر ناامیدی‌های بزرگ و انجام آزمایش‌هایی که به شما اجازه می‌دهد در راه‌های کوچک شکست بخورید، آغاز کنید. برای مثال، اگر هدف شما نوشتنِ هر روزه است؛ هر روز صبح، یک پاراگراف کوچک بنویسید.

اگر آنچه را که نوشته‌اید دوست ندارید، ایرادی ندارد. شما فقط یک پاراگراف کوچک نوشته‌اید. فردا پاراگراف دیگری بنویسید. در مرحله بعد، هدف خود را قبل از اینکه در شما شک و تردید به‌وجود بیاورد، با دیگران به اشتراک بگذارید.

این سطح از مسئولیت‌پذیری به شما کمک می‌کند تا هدف خود را دنبال کنید؛ مهم نیست در شروع مسیر چه‌قدر بد هستید. در نهایت، گزارش تلاش‌های خود نگه دارید. با گذشت زمان، متوجه خواهید شد که چقدر پیشرفت کرده‌اید.

نحوه شناخت تیم خود را بهبود بخشید

نشان دادن شناخت (زمانی که به‌خوبی انجام شود)، بازده بسیار زیادی دارد و روحیه کارکنان، عملکرد و ابقا را افزایش می‌دهد. برای بهتر شدن در شناخت، می‌توانید هم بر ماهیت شناخت و هم بر نحوه و زمینه‌ای که آن را ارائه می‌دهید تمرکز کنید.

برای بهبود خود، با خاص بودن آغاز کنید. برای کارمند خود توضیح دهید که چه کاری انجام داده است و تاثیری که بر شما، سازمان یا مشتریان گذاشته است، چیست. با اینکه شناخت نتایج ارزشمند است؛ اما شناخت اقدامات مثبتی که منجر به نتیجه شده است نیز اهمیت دارد.

برای بهبود شناخت خود، کارمندی که می‌شناسید را در نظر بگیرید. آیا ترجیح می‌دهد در جمع یا به‌صورت خصوصی از او تقدیر شود؟ این تقدیر شفاهی باشد یا از طریق نامه؟ روش خود را با توجه به شخصیت آن کارمند تنظیم کنید.

هر روشی که انتخاب می‌کنید، به‌موقع آن را انجام دهید. هرچه زودتر این کار را انجام دهید، ارزشی که کارمند شما درک می‌کند، بیشتر خواهد شد.

فشار عملکرد تیم را متعادل کنید

در حال حاضر بسیاری از مدیران بین خواسته‌های عملکردی رئیس سازمان و درخواست همدردی کارمندان خود احساس سردرگمی می‌کنند. اگر شما نیز چنین احساسی را دارید، چه کاری باید انجام دهید؟

برای شروع، با مدیران بالایی خود جلسه بگذارید تا دید کلی در مورد عملکرد را تغییر دهید. به آن‌ها کمک کنید تا نیازهای کارمندان را درک کنند و داده‌هایی در مورد تعداد افرادی که با سختی روبه‌رو هستند، ارائه دهید.

در این میان، کارمندان خود را نیز توانمند کنید. به یاد داشته باشید که دلسوزی به این معنا نیست که باید تمامی مشکلات آن‌ها را حل کنید. به آن‌ها کمک کنید تا مشکلات خود را از زاویه جدیدی ببینند و ارتباطاتی که برای ایجاد و گسترش شبکه‌های پشتیبانی خود نیاز دارند، تسهیل کنید.

در نهایت، مراقبت از خود را فراموش نکنید. هیچ مدیری نمی‌تواند زیر بار مشکلات سر خم کند و همچنان به کارمندان خود نیز کمک برساند.

نتیجه‌گیری

مدیریت، عملکردی حیاتی برای موفقیت هر سازمان محسوب می‌شود. مدیریت شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل منابع برای دستیابی به اهداف سازمان است. این کار موثر مستلزم ترکیبی از مهارت‌ها، دانش و تجربه در سطوح مختلف سازمان است.

با مطالعه این مطلب، با مدیریت آشنا خواهید شد؛ البته، فراموش نکنید که آموزش روندی همیشگی دارد و نیازمند تمرین و یادگیری هر روزه دارد. چنانچه سوالی در مورد مدیریت دارید می‌توانید آن را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.